(趣旨)

第1条　この訓令は、島根県後期高齢者医療広域連合公文書管理規則(平成19年島根県後期高齢者医療広域連合規則第5号。以下「管理規則」という。)第12条の規定に基づき、公文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令における用語の意義は、管理規則の定めるところによるほか、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱主任及び文書取扱副主任)

第3条　管理規則第3条第2項に規定する文書取扱主任は、各課の長とする。

(文書取扱主任の職務等)

第4条　文書取扱主任は、次の事務に従事するものとする。

(文書の種類)

第5条　文書の種類は、次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第6条　文書には、辞令、賞状、書簡その他の文書で記号及び番号を付けることが適当でないものを除き、次に掲げるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし、第3号に該当する文書のうち軽易なものについては番号を省略し、「号外」として処理することができる。

(到達した文書の取扱い)

第7条　総務課長は、文書が到達したときは、次に定めるところにより処理するものとする。

(文書の受付)

第8条　文書取扱主任は、前条の規定により配付を受けた文書について、当該文書の余白に受付印(様式第4号)を押印し、文書受発信処理簿に記載するとともに、番号を当該文書の所定位置に記載しなければならない。ただし、内容が軽易なものについては、これらの手続を省略することができる。

(起案の方法)

第9条　起案は、起案用紙(様式第5号)を用いなければならない。

(文書の発信者名)

第10条　施行する文書の発信者名は、別に定めがある場合を除き、広域連合長名(特に必要があるものは広域連合名)を用いなければならない。ただし、文書の性質及び内容により、その他の職名を用いることができる。

(起案文書の審査)

第11条　起案者は、作成した起案文書を文書取扱主任の審査に付さなければならない。

(回議)

第12条　起案者は、起案文書を起案者の直属の上司から決裁権者まで順次回議しなければならない。

(合議)

第13条　起案の内容が他の機関又は他の課の所掌事務に関係のある場合には、当該起案文書を関係課に合議しなければならない。

(持回り決裁)

第14条　起案文書のうち、説明を要するもの又は緊急若しくは秘密を要するものは、起案者又はその直属の上司が持ち回りして回議し、又は合議しなければならない。

(法規審査)

第15条　次に掲げる起案文書は、法規審査に付さなければ、決裁権者の決裁を受けることができない。

(起案文書の記載事項の訂正)

第16条　起案文書の記載事項の訂正は、簡易な内容のみ可能とし、起案者は訂正箇所に押印するものとする。

(廃案の場合の措置)

第17条　起案者は、回議又は合議中の起案文書を廃案とするときは、当該起案文書に押印した者から消印を受けなければならない。

(決裁年月日の記入等)

第18条　決裁文書には、起案者において決裁年月日を記入しなければならない。

(決裁文書の記号及び番号)

第19条　決裁文書には、第6条の例により記号及び番号を記入しておくものとする。

(供覧)

第20条　供覧は、収受した文書のうち当該文書に基づく起案を要しない文書について、その余白に供覧と朱書きして行うものとする。

(文書の浄書)

第21条　起案者は、施行文書を速やかに浄書しなければならない。この場合において浄書した施行文書は、決裁文書と校合しなければならない。

(公印の押印等)

第22条　施行文書には、島根県後期高齢者医療広域連合公印規程(平成19年島根県後期高齢者医療広域連合訓令第4号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、次に掲げる文書については、特にその必要があるものを除き、公印の押印を省略することができる。

(文書の処理状況の記録)

第23条　文書を施行した場合には、主務課において決裁文書の所定欄に施行年月日及び必要に応じて発送年月日並びに施行方法を記入するものとする。

(公文書の分類名等の設定)

第24条　文書取扱主任は、毎年度ごとに、次に掲げる公文書について、分類名、分類コードファイル名及びファイルコード並びに第1号に掲げる公文書についてはファイルの保存期間(以下「分類名等」という。)を設定しなければならない。

(ファイル管理表の作成)

第25条　管理規則第5条に規定するファイル管理表(様式第6号)は、分類名等を前条第1項の規定により設定したとき及び同条第3項の規定により確定したときに作成しなければならない。

(ファイルの作成及び保存)

第26条　管理規則第6条に規定するファイルの作成は、次に定めるところにより行うものとする。

(保存期間の起算日)

第27条　公文書(保存期間が1年未満と決定されたものを除く。)の保存期間の起算日は、当該公文書を職務上作成し又は取得した日(常用文書については、使用しなくなった日)の属する会計年度の翌年度の4月1日から起算するものとする。ただし、暦年ごとに作成し又は取得した公文書については、翌年の1月1日とする。

(保存期間の延長)

第28条　文書取扱主任は、管理規則第8条の規定により公文書の保存期間を延長したときは、速やかに総務課長に報告しなければならない。この場合において、総務課長は、速やかにファイル管理表を修正しなければならない。

(ファイル等の移管)

第29条　組織改編等により、事務分掌に変更が生じたときは、事務の移管元の文書取扱主任は、速やかに事務の移管先の文書取扱主任へ当該事務に係るファイル又は公文書を移管しなければならない。

(ファイル等の廃棄)

第30条　文書取扱主任は、管理規則第11条の規定によりファイル又は公文書を廃棄しようとするときは、総務課長に合議の上、事務局長の決裁を受けなければならない。

(その他)

第31条　この訓令の施行に関し必要な事項は、広域連合長が別に定める。