(趣旨)

第1条　この訓令は、別に定めるもののほか、島根県後期高齢者医療広域連合(以下「広域連合」という。)における公印の保管、使用その他公印に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において「公印」とは、公務上作成された文書に使用する印章で、その印影を押すことにより当該文書が真正なものであることを認証することを目的とするものをいう。

(公印の種類等及び公印保管者)

第3条　公印の種類、ひな形及び寸法並びに公印保管者は、別表のとおりとする。

(公印保管者の職務)

第4条　公印保管者は、公印の紛失、盗難等の防止に万全を期すとともに、公印が適正に使用されるよう所属職員を指揮監督しなければならない。

(公印取扱主任及び公印取扱副主任)

第5条　公印保管者は、所属職員のうちから公印取扱主任及び公印取扱副主任を指定しなければならない。

(総務課長の職務)

第6条　総務課長は、広域連合における公印に関する事務を統括し、必要があると認めるときは、公印保管者に対し公印の取扱いに関する報告を求め、又は調査することができる。

(公印の新調、改刻及び廃止)

第7条　公印の新調、改刻又は廃止は、当該公印を保管する公印保管者が行う。

(公印の新調、改刻又は廃止の届出)

第8条　公印保管者は、公印を新調し、改刻し、又は廃止したときは、速やかに、公印届(様式第2号)に公印登録票(様式第3号)を添付して、総務課長に届け出なければならない。

(公印台帳)

第9条　総務課長は、公印台帳(様式第4号)を備え、公印の状況を常に把握しておかなければならない。

(公印の保管方法)

第10条　公印は、公印箱に納め、執務時間外にあっては、施錠できる保管庫等に保管しなければならない。

(公印の使用)

第11条　公印取扱主任は、公印の使用を求められたときは、押印する文書とともにその文書に係る決裁済みの起案文書を提示させ、別に定めるところにより審査した後に使用を認めなければならない。

(職務代理等の場合に使用する公印)

第12条　職務代理、事務取扱等の場合において使用する公印は、その代行される職に係る公印とする。

(公印の持出し)

第13条　公印は、保管場所から持ち出して使用してはならない。ただし、調印式等に使用する場合であらかじめ公印保管者の承認を得たときは、この限りでない。

(印影の印刷)

第14条　定例的かつ定型的な文書を使用する事務の処理上必要があるときは、公印の印影又はその縮小したもの(以下「公印の印影等」という。)を印刷することにより、公印のなつ印に代えることができる。

(電子公印)

第15条　電子計算機を利用して公印を押すべき文書を作成するときは、当該電子計算機に記録した公印の印影又はこれを縮小した印影(以下「電子公印」という。)を出力することにより、公印の押印に代えることができる。この場合において、総務課長に合議の上、事務局長の決裁を受けなければならない。