○島根県後期高齢者医療広域連合公文書管理規則
平成19年2月1日
規則第5号
(目的等)
第1条 この規則は、島根県後期高齢者医療広域連合長が保有する公文書の管理に関して必要な事項を定めることにより、公文書の適正な管理を図ることを目的とする。
2 公文書の管理に関し、この規則に規定する事項について、他の法令等に特別の定めがある場合には、その定めるところによる。
(定義)
第2条 この規則において「公文書」とは、島根県後期高齢者医療広域連合の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、広域連合の職員が組織的に用いるものとして、各機関が管理しているものをいう。
(公文書の管理体制)
第3条 事務局長は、公文書の管理が適正かつ円滑に行われるよう努めなければならない。
2 事務局長を補佐するため、文書取扱主任及び文書取扱副主任を置く。
(公文書の作成及び保存)
第4条 事務処理に当たっては、処理内容等を的確かつ簡潔に記録した公文書を作成するとともに、当該公文書を必要な期間保存しなければならない。
(ファイル管理表)
第5条 事務局長は、公文書の適正な管理を図るため、ファイル管理表(公文書の分類に関する事項、ファイルの廃棄予定年等公文書を管理するための事項を記載した帳票をいう。)を毎年度作成するものとする。
(ファイルの作成等)
第6条 公文書の保存及び廃棄については、原則として、ファイル単位で行うものとする。
2 前項のファイルとは、相互に密接な関連を有し、保存期間を同じくする公文書の集合物をいう。
3 ファイルは、原則として、会計年度ごとに作成するものとする。
(保存期間)
第7条 公文書の保存期間は、法令等に特別の定めがある場合を除き、永年、10年、5年、3年、1年又は1年未満とする。
(保存期間の延長)
第8条 現に訴訟、不服申立て、監査、検査等の対象となっている公文書については、保存期間が満了する日後においても、必要な期間保存期間を延長するものとする。
2 各機関の長は、事務の処理上ファイル又はファイルの中にある特定の公文書の保存期間を延長する必要があると認めるときは、一定の期間を定めて当該ファイル又は公文書の保存期間を延長することができる。
(各機関の長による公文書等の保存)
第9条 各機関の長は、保存するファイル又は公文書について、事務所内の一定の場所に収納し、適正な管理を行わなければならない。
2 前項におけるファイル又は公文書が、電子計算機を使用して処理された電磁的記録である場合には、当該電磁的記録の漏えい、滅失及びき損の防止その他の適正な管理のために必要な措置を講じなければならない。
(常用文書)
第10条 次に掲げる公文書については、第7条の規定にかかわらず、保存期間を定めず常時使用する公文書(以下「常用文書」という。)として必要な期間中各機関において使用することができる。
(1) 条例、規則等の解釈及び運用等に関するもの
(2) 台帳として使用するもの
(3) データベース等の電磁的記録
(4) 複数年度にわたり継続している事業に関する公文書で当該事業継続中各機関において使用する必要があるもの
(5) 前各号に掲げるものに類する公文書
2 各機関の長は、常用文書を使用しなくなったときは、第7条の規定に基づきその保存期間を決定しなければならない。
(公文書の廃棄)
第11条 事務局長は、保存期間(第8条の規定により保存期間を延長した場合は、当該延長後の保存期間)が経過したファイル又は公文書を焼却、裁断、溶解等の方法により廃棄するものとする。
2 事務局長は、保存期間内であっても明らかに保存の必要がなくなったファイル又は公文書については、これを廃棄することができる。
(その他)
第12条 この規則に定めるもののほか、公文書の管理に関し必要な事項は、広域連合長が別に定める。
附則
この規則は、平成19年2月1日から施行する。
附則(平成28年3月28日規則第2号)
この規則は、平成28年4月1日から施行する。
別表(第7条関係)
公文書の区分 | 保存期間 |
1 島根県後期高齢者医療広域連合議会議案その他島根県後期高齢者医療広域連合議会に関するもので重要なもの 2 条例、規則等の制定、改廃に関するもの 3 島根県後期高齢者医療広域連合行政の重要施策及び運営の基本方針の決定に関するもの 4 訴訟、土地収用裁決及び行政代執行に関するもので重要なもの 5 職員の進退及び懲戒に関するもの 6 公有財産の取得、管理及び処分に関するもので重要なもの 7 その他10年を超えて保存する必要があると認められるもの | 永年 |
1 事業計画の策定等各機関の事務事業の基本に関するもので重要なもの 2 要綱、要領等の制定及びその解釈方針等に関するもの 3 訴訟、土地収用裁決及び行政代執行に関するもの 4 審査請求その他の争訟(訴訟を除く。)に関するもので重要なもの 5 重要な統計書類 6 公有財産の取得、管理及び処分に関するもの 7 その効果が5年を超え10年以下存続する許認可等の行政処分に関するもの 8 その他5年を超え10年以下の期間保存する必要があると認められるもの | 10年 |
1 事業計画の策定等各機関の事務事業の基本に関するもの 2 予算及び決算に関するもので重要なもの 3 各機関が所管する事務の執行に関するもののうち重要なもの 4 審査請求その他の争訟(訴訟を除く。)に関するもの 5 答申、建議等に関するもの 6 その効果が3年を超え5年以下存続する許認可等の行政処分に関するもの 7 その他3年を超え5年以下の期間保存する必要があると認められるもの | 5年 |
1 予算及び決算に関するもの 2 その効果が1年を超え3年以下存続する許認可等の行政処分の決定に関するもの 3 供覧文書のうち重要なもの 4 決裁又は供覧の手続を経ないもののうち重要なもの 5 その他1年を超え3年以下の期間保存する必要があると認められるもの | 3年 |
1 各機関が所管する事務の執行に関するもののうち軽易又は定型的なもの 2 陳情、請願等に関するもの 3 供覧文書 4 決裁又は供覧の手続を経ないもの 5 その他1年の期間保存する必要があると認められるもの | 1年 |
1 随時発生し、短期に廃棄するもの 2 1年以上の保存を要しないもの | 1年未満 |